訪問介護記録の電子化で仕事はもっと楽に！実現する未来とは

介護業界もICT化がすすみ、訪問介護でも記録等の電子化をしている事業所も増えてきました。しかし、まだ電子化していない事業所や電子化を検討している事業所も多くありますよね。

まだ電子化していない事業所の方の中には「訪問介護で記録を電子化するメリット・デメリットを知りたい」「電子化に興味はあるけど、具体的には分からない」と感じる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、訪問介護で記録を電子化するメリット・デメリットについて、また、電子化することで何がどう良くなるのかを解説しています。紙のカルテから電子カルテの移行に立ち会った筆者の体験も載せていますので、電子化検討の材料にしてみてくださいね。

訪問介護の記録を電子化するメリット・デメリット

それではまず、訪問介護の記録を電子化することで、どのようなメリット・デメリットがあるのかという点についてご紹介していきます。

訪問介護の記録を電子化するメリット

記録を電子化することによるメリットには、次のようなものがあげられます。

• 時短になる
• 情報共有ができる
• 仕事や気持ちに余裕ができる

訪問介護の記録を電子化することで、文書作成の時間が短くなり、時短につながります。導入時は、使い方を覚えたり、操作に慣れなかったりということがあり、「手書きの方が早い」と感じてしまうこともあります。ですが、慣れてくれば、手書きよりも早く記録作成ができますよ。タブレットやスマートフォンで記録をする場合、音声入力ができるものもあります。音声入力であればさらに記入時間の短縮が可能です。

また、記録の共有が容易というのも大きなメリットです。スマホやタブレット、パソコンなどの機器とインターネット環境があれば、いつでも情報を確認することができます。リアルタイムで情報を確認することができますので、紙ベースの情報共有に比べて早いです。写真や動画を使用することで、文章では伝えにくい事柄も分かりやすく共有できますし、情報共有は職員間だけでなく、利用者家族やケアマネともできますので、よりスムーズです。

記録作成の時間が短縮されれば、その分他の業務を行ったり、利用者との時間も取れますよね。また、情報共有をスムーズにおこなうことによって、余計なストレスも減るでしょう。そうすると、仕事や気持ちに余裕ができ、好循環が生まれます。職員が辞めてしまう大きな原因のひとつに、仕事の休みにくさや忙しすぎるという点がしばしば聞かれます。記録の電子化により代わりを見つけやすくなった、時間的余裕が生まれ、離職率低下にもつながったという施設も多くあるようです。

訪問介護の記録を電子化するデメリット

記録を電子化することによるデメリットには、次のようなものがあげられます。

• 初期費用がかかる
• 電子機器に苦手を感じる
• セキュリティ対策に注意する必要がある

電子化を実現するには、パソコンやタブレットなどの電子機器やインターネット環境、介護ソフトなどを揃えなければいけませんよね。特に介護記録を電子化するとなると、ヘルパー全員のスマートフォンやタブレットなどの端末を揃える必要がありますので初期費用が多くかかることがあります。また、ランニングコストもかかりますので、電子化に向けて一度揃えたら終わりではありません。長期的な運用が必要です。

また、電子機器に苦手意識がある方だと、電子化に抵抗感を持つことが多いです。特に年配のヘルパーなどに多いので、従来の方法を変更することや電子化を導入することにハードルが高い場合があります。実際に、「電子化するなら辞める」と言われたという事業所もあり、そうした方へのフォローをしっかりと行う必要があります。

セキュリティ対策も大切です。情報漏洩や誤操作、データの消失などには注意が必要です。情報共有の際に、送ってはいけない人に送ってしまったというミスはよく耳にします。パスワードを他人に教えることはもちろん気を付けていただきたいですが、外部の人がのぞき見れるような環境での操作も情報漏洩のリスクが高いので注意が必要です。

電子カルテ移行時の体験

10年以上前の出来事になりますが、筆者が病院に勤務していた時、紙カルテから電子カルテに移行したことがありました。育休中に電子カルテに移行され、復帰後は既に電子カルテが当たり前になっている状態でした。

産休前から計画書を作成する際はパソコンを使用していたので、パソコン操作には抵抗感はあまりなかったのですが、患者さんの引継ぎや電子カルテの操作方法など、覚えることが多く苦労しました。電子カルテの操作方法を覚えるまでに時間はかかりましたが、総合的に見て紙カルテより時短になりましたし、慣れてしまえば負担が減ったように感じました。

筆者が感じた、電子カルテ導入後変化したこと

• 電子カルテ導入前は病棟カルテを見に患者の病棟まで確認しに行かなければならなかったが、導入後は電子カルテで確認することができ、ラクになった。（重要な情報などは医師や看護師に確認必須）
• カルテをスキマ時間で記録するようになったので、1日のスケジュールを確認し、業務の時間配分を意識するようになった。また、カルテ記入時に他のスタッフと記載時間をずらす必要があったことや電子カルテの操作などで分からない部分を質問したりフォローしたりするようになり、スタッフ同士の会話・交流が増えたように感じた。（当時、パソコンを複数人で1台使用していたので、他の人と使用時間をずらす必要があった）

紙カルテから電子カルテに移行した時は「操作方法を覚えるのが面倒くさい」「操作できるのか不安」と感じていましたが、毎日使用するうちに慣れてきたように思います。初めは誰でも難しく感じることがあると思いますが、そこを乗り越えてしまえば電子化はとても魅力的です。

訪問介護の記録を電子化することで何が変わるのか

次に、訪問介護の記録を電子化すことで具体的にどのようなことが変わるのかという点を見ていきましょう。

直行直帰が可能になる

ケア終了後に事業所へ戻らず、その場で記録の作成ができるため、直行直帰が可能になります。

移動時間が短縮されることで働きやすく感じたり、プラスでサービスに入るということもできるかもしれません。また、短時間やスキマ時間で働きたい方など、その人のライフスタイルに合った働き方ができますので、採用の幅が広がります。

事務作業の効率化

訪問介護では、利用者のケア以外に記録作成やシフト作成など事務作業も多いですよね。特に、介護報酬請求業務では、大量のサービス提供記録を見ながらパソコンに入力したり、転記する業務が大きな負担になっています。

記録部分を電子化することで、その手間や負担を省くことができるようになります。また、ヘルパーのシフトを作成・調整できるシステムを導入することで、訪問介護にありがちな急なスケジュール変更にも柔軟に対応できるようになるなど、事務作業の効率化が期待できます。

スタッフ間のコミュニケーションが活性化

紙の記録の場合は、わざわざ前の担当者の記録を読みに事業所に立ち寄ったり、申し送り部分だけLINE等で共有するといったこともあるでしょう。記録を電子化することで、スタッフ同士の情報共有が容易になるので、引継ぎなどがスムーズに行えます。また、画像や動画を使用することで、情報を具体的に伝えやすくなるので、引き継ぎ後も安心です。

訪問介護の記録を電子化して業務を効率化！

訪問介護の記録を電子化するときは、多少なりともどうしても混乱が生じます。操作方法を覚えるには時間がかかるため、サービス自体や他の業務にしわ寄せがいかないよう、導入時の計画や研修日程など対策を立てる必要があります。導入後もサービスの現場で疑問点や問題点が発生することもありますので、フォローする体制を整えると良いでしょう。

キャプスのテレッサモバイルは、使い慣れたLINEで介護記録を作成・送信できるため、これから訪問介護の記録を電子化したいと考えている事業所におすすめです。また、介護記録部分に特化しているので機能がシンプルで、導入のハードルも他のシステムに比べると低いと好評です。
もちろん、介護記録以外にもシフト作成や特定事業加算の取得に対応したプランもあるので、事業所の方向性や状況に合わせて選択が可能です。

また、テレッサモバイルを実際に使用されているヘルパーさんへのアンケートでは、記録にかかる時間について「短くなった」と答えた方が65.2%、事業所がテレッサモバイルを導入して「非常に良かった」と答えた方が43.5%で、「導入しなければ良かった」と答えた方は0%でした。

無料お試し期間もあり、サポートも充実しているので、この機会にぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

介護記録の電子化は、はじめこそ大変だと思いますが、使い慣れてくると業務の効率化や時短につながるでしょう。直行直帰も可能になると不要な移動がなくなるので、感染症が流行る時期など、感染症対策が期待できます。

介護の電子化を上手に取り入れて、効率的に働きましょう。