【訪問介護事業所】管理者の仕事内容ややりがいをご紹介します！

訪問介護事業所を運営する上で、全体的な取りまとめを行うのが「管理者」です。

「管理者のお仕事って大変そう。」
「実際どんな仕事をしているのか、詳しくは知らない。」

そんな方も多いでしょう。
今回は、訪問介護事業所の管理者の仕事内容、やりがいをご紹介します。

法律で規定されている仕事の概要ではなく、実態に沿ったリアルな情報をお届けしますので、これから管理者を目指す方はぜひ参考にしてくださいね。

訪問介護事業所の「取りまとめ」

介護保険法では、訪問介護事業所ごとに管理者を常勤で1名配置することが義務付けられています。

サービス提供責任者などと異なり、管理者になるために必要な資格等は定められていません。
言い換えれば、誰でも管理者になることが可能です。

しかし、管理者の役割は訪問介護事業所の取りまとめ役です。
事業所全体を見渡して運営できる、マネジメント能力が求められるのです。

訪問介護事業所 管理者のお仕事内容

管理者は、介護事業ならではの業務だけでなく、マネジメント職としての業務全般を担当します。
今回は、「ヒト・モノ・カネ」の視点から、管理者の具体的な仕事内容をご紹介しましょう。

ヒト

まずは、「ヒト」に関するお仕事です。

訪問介護サービスが商品である訪問介護事業所にとって、実際に訪問するヘルパーやサービス提供責任者の存在が極めて重要です。
ヒトに関するマネジメント業務は、大きく分けて4つあります。

採用

まずは、ヘルパーやサービス提供責任者など、スタッフの採用活動です。
ヘルパーの人数を確保できないと、サービス提供自体に支障をきたします。

多くの訪問介護事業所では、人材不足やヘルパーの高齢化が課題になっており、スムーズな人員補填・拡充が求められます。

規模の大きな会社の場合、ヘルパーなどの採用活動は本社の人事部が担当してくれる場合もあります。
しかし、実際に働く現場の管理者として、人材要件を整理したり、応募者の面接をしたりするのは、管理者の仕事といえます。

育成・評価

採用したスタッフの育成や評価も、管理者の重要な仕事のひとつです。

現場で提供されるサービスについては、サービス提供責任者とともにヘルパーへ指導します。
一方で、ヘルパー自身のキャリア形成を支援したり、処遇に反映される評価をしたりするのは、管理者の仕事です。

スタッフ一人ひとりのなりたい姿や強み、弱みを把握し、適切に育成・評価することが大切です。

勤怠・労務管理

訪問介護事業所では、ヘルパーの訪問予定をサービス提供責任者が管理することが多いでしょう。
しかし、労働者としてスタッフの労働時間を管理したり、休暇申請を承認したりするのは、管理者の役割です。

勤怠管理を行う上では、労働基準法などの最低限の知識を身に着けておくとよいでしょう。

退職

スタッフの退職管理は、特に慎重さが求められる仕事といえるでしょう。
退職理由が職場環境や業務量などである場合、他の離職者を防ぐためにも改善の検討が大切です。

退職が決まったら、本人と相談の上、退職日や最終出社日を決めます。

利用者様やご家族の中にはヘルパー個人を大切な個人と想ってくださる方も多いため、利用者様等へのご挨拶は必須です。
どのタイミングで関係者に伝えるかは、状況をよく検討して決めましょう。

ヘルパーなどの介護スタッフは、職場を離れた後も同業他社に再就職することが多くあります。
機密情報の取り扱いについては、しっかりと指導することで、後のトラブルを防げます。

モノ

続いて、「モノ」の管理についてご紹介します。

訪問介護事業所の商品である介護サービスなどの形のないものから、事業所の建物や設備など、ハード面の管理も含まれます。

サービスの品質

管理者は、サービスの質を管理します。

利用者様やご家族のニーズに応えられているか、スタッフのサービスレベルは十分かなど、常に確認する必要があります。

ときには、大災害や疫病の流行など、サービス提供そのものを実施するかの判断に迫られることもあります。
日常のサービス提供だけでなく、非常時の事業継続についても日ごろから意識しておく必要があるのです。

管理者として、提供するサービスに責任を持ち、常に質の向上に努めることが大切です。

施設・設備管理

訪問介護事業所の施設そのものや、設備の管理も行います。

サービス自体は訪問先の利用者様宅で提供しますが、事務所の運営は必要です。
事務作業やミーティングを行ったり、来客対応をする施設です。

また、管理者自身が防火管理講習を修了し、防火管理者として消防署に届け出るケースも多くあります。
消防設備の点検や緊急時の避難経路の確認なども、重要な業務のひとつです。

ソフトウェア管理

建物や設備などのハード面だけでなく、ソフトウェアなどの管理も大切です。

訪問介護事業は、介護保険法で規定されている計画書の作成や、記録の管理、介護保険請求などの事務作業が多く発生します。
既存のソフトウェアサービスを使用する事業所が多く、場合によっては管理者がソフトの管理を行う場合もあります。

もちろん、本社機能が別にある場合は、ソフトの選定や導入などは、本社スタッフが実施してくれることが多いでしょう。
事業所固有の事情に合わせてカスタマイズしたり、運用方法を定めたりして、効率的な業務遂行を行えるような工夫が必要です。

カネ

最後に、「カネ」の管理についてご紹介します。

介護業界では、利用者様へのサービスそのものにやりがいを見出している方が多く、事業の収入や支出に関心の薄い方も多くいます。

しかし、管理者はお金に無関心ではいられません。
事業所を持続・発展させるために、お金の管理は必須の業務です。

収入

まず大切なのは、収入の管理です。

訪問介護サービスでは、介護報酬の単価が細かく定められています。
自由に価格設定ができるわけではないため、ルールに則った正確な請求が必要です。

事業所で値付けができない不便さがある一方、毎月の収入予測が立てやすいのが、介護保険事業のメリットです。
自事業所の売り上げを毎月管理しつつ、先を見越した営業活動が大切です。

特に訪問介護の場合、利用者様が施設入居したり、ご逝去されたりして、急にサービス提供が中止になることが珍しくありません。
安定して収入の確保は、管理者に求められる大切な業務です。

支出

支出の管理も大切です。
収入が多く確保できても、支出が多く、利益が出ない状態では事業所を運営できません。

訪問介護事業所にとって支出の大部分を占めるのは、人件費です。
ヘルパーなどのシフトを効率的に組む、業務効率を上げて残業を減らすなど、常にコスト削減を心がけましょう。

本社機能が別にある場合、収支の報告を行うのも管理者の仕事です。
会社で利益目標が設定されている場合は、必達に向けた取り組みが必要です。

管理者って大変！でもやりがいがある！

今回は、訪問介護事業所の管理者の仕事内容をご紹介しました。

事業所を取りまとめる責任者として、多岐にわたる業務を実施しているとお分かりいただけたでしょう。
管理者は業務範囲が広く、責任も重いポジションですが、その分自分次第で事業所をどんどん良くしていける、やりがいのあるお仕事です。

ヘルパーとして利用者様と関わるだけでなく、より広い視点で事業所全体を盛り上げたいと考えている方には、魅力的なお仕事といえるでしょう。